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Student Travel Procedures

受制裁的学生旅行政策可以在学院的 Administrative Policy Manual on page 216 under Policy 8.7 Travel Policy, Section 2.

I. TRAVEL AUTHORIZATION PROCEDURES

  1. To obtain approval for travel, 以下表格必须与所需的文件和有关活动的信息一起提交给相应的管理员. 申请应在参加活动或活动的旅行前至少三(3)周提交.
    1. Travel Approval Form
    2. Student List for Travel
    3. Blanket Liability Release and Indemnification Waiver
  2. 一旦旅行被相应的管理员批准, the following procedures must take place:
    1. Obtain quote for Conference/Registration Fee.
    2. Obtain quote for Hotel for students.
    3. Obtain quote for Car Rental (if needed).
    4. Obtain and calculate rate for Per Diem for food (http://www.gsa.gov/travel-resources).
    5. Obtain quote for any additional items needed for purchase.
    6. Fill out Purchase Requisition Form for Registration Fee, Hotel, Car Rental, 和每日膳食津贴，然后变成学生服务主任
    7. 将所有旅行学生签署的免责声明交给学生活动主任.
    8. 在商务办公室领取餐费、酒店和其他所需物品的支票.
    9. 每天的现金支票，并分发给旅行的学生(确保所有学生都在支票上签名) Student Travel Allowance Form, advisor keeps on file).
    10. Inform student travelers to keep all per diem receipts.
    11. Obtain gas card from the Physical Plant; keep all gas receipts and turn into the Physical Plant and Dean of Student Services.
    12. Fill out Reconciliation form 每个学生每天的生活费，并将任何零钱和收据交给商务办公室的物业经理.

II. TRIP SPONSOR

  1. 授权院长或系主任必须指定一名旅行担保人，负责旅行的安全和行为.
  2. 旅行赞助商对参加学校相关活动的每位学生负责. (Exception): Student employees of the College, in the course of their employment, may be drivers on and in the vicinity of the campus.

III. STUDENT DRIVERS

使用学生作为司机:只有符合学院政策定义的“员工”, 持有德克萨斯州驾驶执照并持有拉马尔州立大学亚瑟港分校颁发的“批准驾驶证书”的人有资格驾驶. Students, 除了在学院工作时开车的学生雇员, are expressly excluded from operating college vehicles.

IV. INSURANCE REQUIREMENTS FOR TRANSPORTING STUDENTS

  1. 特殊事件保险可通过学生服务办公室购买. If students are to be transported in rental vehicles, the college, through the State of Texas, 有没有几家租车公司为这种旅行提供特价和综合保险，而且不需要或只需要很少的额外费用. 担保人将使用他们的国家旅行卡，其中包括沙巴体育官网机构代码到租赁机构. Without the State Travel Card, 担保人必须与商务办公室的采购总监联系，以确保旅行的预订和租赁. 在租面包车或公共汽车用一辆车运送大量学生的情况下，这一点尤为重要.
  2. 每个学生乘坐机动车辆或任何其他形式的交通工具参加与学校有关的活动, 包括但不限于与学术相关的实地考察或课程, competitions or contest, 或非学术活动，如由学生服务中心主办的活动, 必须签署一份《沙巴体育平台》及《沙巴体育平台》表格. Copies of these documents are available from the Student Activities website.
  3. 如果学生使用自己的车辆驾驶自己或运送其他学生作为乘客参加大学相关活动, 他们应该提前被告知，他们的个人保险将负责旅行中产生的任何责任.

V. 运送参与大学相关活动的学生的指南

  1. 车辆的装载应按照车辆制造商的建议进行. 在装载大(3/4)吨货车时应特别注意. 载客量不应超过11人，即使载客量减少，驾驶员在操纵或快速转弯时也必须保持谨慎，以避免翻车.
  2. 车辆行驶时，所有乘客必须坐在座位上，系好安全带. 乘员人数绝不能超过车辆中有效安全带的数量.
  3. 学院所有或租用的车辆均不得使用烟草制品.
  4. The Trip Manifest, Itinerary, 学生旅行授权文件必须由旅行的沙巴体育官网赞助商和司机核实.
  5. Excluding private vehicles, 参加学校相关活动的学生乘坐的车辆应配备以下物品:急救箱, a fire extinguisher, a Texas state map, and a Voyager Fleet credit card. 旅行赞助商应安排提供手机，以便紧急通信.
  6. 学生旅行计划将按照以下限制进行:
    1. 驾驶员在任何日历日内驾驶时间不得超过八(8)小时.
    2. 司机一周内开车不得超过四十八(48)小时.
    3. 每名司机在两次驾驶之间必须休息至少十二(12)小时.
    4. 任何客车或货车在任何日历日内可驾驶的最大小时数为十二(12)小时。.

VI. STANDARD OF CONDUCT DURING TRAVEL

任何违反德克萨斯州立大学系统董事会和拉马尔州立大学亚瑟港政策的学生, or local, state, and federal laws, 即使有关当局因违规行为采取了任何行动，仍会受到纪律处分吗.